PROTESS-72
Technologie
Cette page détaille les choix d’architecture derrière SmartFiler pour les utilisateurs avancés, les professionnels et les personnes qui veulent comprendre précisément où vont leurs données.
Import documentaire
SmartFiler accepte les PDF, images, TXT, CSV, RTF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ODT et ODS. Les formats non PDF peuvent conserver un aperçu visuel et, lorsque le texte est extrait, un mode Texte facilite sa consultation et sa copie.
Factur-X
Avec la généralisation des factures électroniques, les factures concernées par l’obligation seront reçues sous forme numérique. SmartFiler importe les factures Factur-X reçues, lit les informations structurées disponibles, les archive et facilite leur recherche par fournisseur, date, montant ou contenu. Elle ne les crée pas et n’assure pas leur émission réglementaire.
Tableau de bord
Le tableau de bord regroupe les documents à compléter, échéances, actions à venir, contrats suivis et doublons potentiels. Chaque indicateur ouvre la liste des documents concernés pour passer directement de l’alerte à l’action.
Contrats
SmartFiler distingue les contrats administratifs des contrats de travail et peut pré-remplir les dates, durées, reconductions, préavis, prises de poste, termes de CDD et périodes d’essai lorsque ces informations sont lisibles. Les échéances peuvent ensuite alimenter Rappels ou Calendrier.
Documents générés
L’identité configurée dans les réglages peut être reprise dans les notes de frais et les courriers administratifs. SmartFiler peut générer une première lettre de résiliation PDF, puis l’exporter dans un format éditable pour compléter les informations avant envoi.
IA locale
SmartFiler utilise les technologies disponibles sur le Mac pour analyser les documents dans l’application. Par défaut, le traitement reste local. Certaines fonctions, comme l’OCR, peuvent être configurées pour utiliser OCR.Space si vous l’autorisez dans les réglages. Les suggestions restent contrôlées par l’utilisateur avant validation et s’affinent progressivement à partir des corrections validées.
Niveaux IA
SmartFiler propose plusieurs niveaux de reconnaissance. N1 utilise PDFKit et des heuristiques locales. N2 ajoute NaturalLanguage. N3 utilise la similarité NLEmbedding. N4 et N5 s’appuient sur Foundation Models lorsque Apple Intelligence est disponible sur le Mac.
SmartFiler Premium
SmartFiler Premium déverrouille les niveaux IA N4/N5, l’OCR.space en secours, la synchronisation iCloud multiposte et le partage iCloud multi-utilisateurs. Le prix est affiché par l’App Store dans l’application.
OCR.space
OCR.space peut aider sur les documents difficiles lorsque l’OCR local ne suffit pas. Si vous l’activez, le fichier concerné est envoyé à OCR.space uniquement pour l’extraction de texte. SmartFiler encadre cette option : Premium requis, clé API utilisateur, formats limités, limite de taille et arrêt préventif avant dépassement du quota configuré.
iCloud
Les données métier sont synchronisées via Core Data et CloudKit. SmartFiler ne met pas en place de serveur intermédiaire pour héberger vos documents. Si vous activez iCloud, les fichiers restent dans votre espace personnel Apple iCloud, et vos données personnelles restent dans votre espace personnel.
Fichiers
Les fichiers complets, petits ou volumineux, sont rattachés à la bibliothèque documentaire synchronisée afin de rester récupérables sur les Mac connectés après synchronisation complète.
Cache local
Le cache local accélère l’ouverture des fichiers. Il n’est pas pensé comme l’unique source de sauvegarde : il peut être reconstruit à partir de la bibliothèque synchronisée lorsque les données iCloud sont disponibles.
Partage
SmartFiler prend en charge le partage CloudKit entre utilisateurs, avec des armoires partagées et des droits en lecture seule ou en modification. Les chemins critiques respectent ces permissions pour éviter les modifications non souhaitées.
Intégrité
Chaque fichier peut être identifié par une empreinte SHA-256 afin de détecter les doublons exacts. Les doublons peuvent être représentés par des alias : un document canonique, plusieurs emplacements possibles.
Optimisation
Les PDF et images compatibles peuvent être optimisés localement avec différents niveaux de qualité. SmartFiler conserve l’original tant que l’utilisateur n’a pas validé la version optimisée.
Exports
Les exports SmartFiler génèrent une archive structurée avec manifeste, tailles et empreintes. Les imports vérifient ces informations et refusent les contenus corrompus, incohérents ou dangereux.
Notes de frais
Le flux de notes de frais regroupe les justificatifs d’un bénéficiaire, vérifie les champs sensibles avant génération et produit un PDF de synthèse ainsi qu’un export CSV exploitable en comptabilité. Les justificatifs sont ensuite archivés de manière lisible par mois.
Maintenance
SmartFiler prévoit des outils pour diagnostiquer et réparer les problèmes liés à CloudKit, aux caches locaux, aux fichiers manquants et à l’intégrité de la bibliothèque documentaire.