Confidentialité SmartFiler

Politique de confidentialité de SmartFiler

Dernière mise à jour : 13 août 2026.

SmartFiler est une application macOS d’archivage documentaire conçue pour classer, retrouver, optimiser et analyser vos documents en conservant une logique de confidentialité locale. Cette page explique les données traitées, les finalités, les options iCloud et vos droits.

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements liés au site, au support et aux échanges avec PROTESS-72 est PROTESS-72, SAS, 83 Chemin de Montaigu, 72000 Le Mans, France. Contact : contact@protess72.com.

2. Données traitées par SmartFiler

SmartFiler peut traiter les documents importés, noms de fichiers, textes extraits, catégories, armoires, tiroirs, dossiers, fiches, fournisseurs, dates, montants, tags, notes, empreintes SHA-256, métadonnées d’optimisation, historiques techniques nécessaires au fonctionnement, chemins internes et informations de partage CloudKit.

3. Finalités

Ces données servent à classer les documents, détecter les doublons, retrouver des informations, proposer des classements, optimiser localement certains fichiers, exporter ou importer une archive, reconstruire un cache local, synchroniser les données lorsque iCloud est activé et diagnostiquer l’intégrité de la bibliothèque.

4. Analyse IA locale

L’analyse intelligente s’effectue localement sur votre Mac avec les technologies disponibles sur l’appareil. SmartFiler ne contient pas de clé API vers un service d’IA externe et n’envoie pas vos documents à PROTESS-72 pour analyse. Certaines fonctions, comme l’OCR, peuvent être paramétrées pour utiliser OCR.space uniquement avec votre accord explicite dans les réglages. Les suggestions IA sont des aides modifiables avant validation.

4 bis. OCR.space optionnel

OCR.space est une fonction de secours pour les documents difficiles à reconnaître localement. Elle est désactivée par défaut, réservée à SmartFiler Premium et nécessite une clé API fournie par l’utilisateur. Si vous l’activez et l’utilisez sur un document, le fichier concerné est envoyé à OCR.space uniquement pour en extraire le texte. SmartFiler encadre cet usage avec des limites de formats, de taille, de pages et de quota afin d’éviter les envois non maîtrisés.

4 ter. Notes de frais

Le flux de notes de frais peut regrouper des justificatifs par bénéficiaire et par mois. Les contrôles avant génération servent à signaler les champs manquants ou ambigus afin de réduire les erreurs au moment de produire le PDF et l’export CSV.

5. iCloud, CloudKit et partage

Si vous activez iCloud pour la sauvegarde, le partage ou la synchronisation entre vos Mac, vos fichiers restent dans votre espace personnel Apple iCloud, sans serveur intermédiaire. Vos données personnelles restent dans votre espace personnel. Les partages CloudKit que vous créez peuvent donner accès aux armoires partagées aux personnes invitées, selon les droits accordés.

6. Données non accessibles à PROTESS-72

PROTESS-72 n’exploite pas de serveur destiné à recevoir vos documents SmartFiler pour les traiter automatiquement, et n’accède pas au contenu stocké localement sur votre Mac ou dans votre espace Apple iCloud personnel. Les seuls envois éventuels vers un service tiers peuvent venir d’une fonctionnalité optionnelle que vous avez activée, par exemple l’OCR via OCR.space. Apple peut traiter certaines données selon ses propres conditions lorsque vous utilisez iCloud, CloudKit, l’App Store ou les services système.

7. Bases légales

Les traitements réalisés dans l’application reposent principalement sur l’exécution du service demandé par l’utilisateur. Les échanges avec le support reposent sur l’intérêt légitime de PROTESS-72 à répondre aux demandes et sur l’exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles lorsque la demande concerne l’application.

8. Durées de conservation

Les données contenues dans SmartFiler sont conservées tant que l’utilisateur les conserve dans l’application, sur son Mac ou dans son espace iCloud. Les messages de support sont conservés le temps nécessaire au traitement, au suivi et à la défense des droits de PROTESS-72.

9. Destinataires

Les données SmartFiler restent sur l’appareil de l’utilisateur et, si l’option est activée, dans l’espace Apple iCloud de l’utilisateur. Les données de support peuvent être traitées par PROTESS-72 et par les prestataires techniques nécessaires à l’email, à l’hébergement ou à la sécurité.

10. Transferts hors Union européenne

Cloudflare et Apple peuvent impliquer des traitements ou transferts internationaux selon leurs infrastructures et leurs propres cadres contractuels. PROTESS-72 limite ses propres traitements aux données nécessaires au site et au support.

11. Sécurité

SmartFiler utilise notamment les mécanismes de sécurité de macOS, iCloud, CloudKit et des empreintes SHA-256 pour contribuer à l’intégrité et à la détection des doublons. Aucun système ne peut garantir une sécurité ou une disponibilité absolue.

12. Sauvegardes

Conservez des sauvegardes indépendantes et régulièrement vérifiées de vos documents importants. La synchronisation iCloud améliore la continuité d’usage mais ne remplace pas une sauvegarde externe.

13. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition et, lorsque les conditions sont réunies, la portabilité de vos données personnelles. Pour exercer ces droits : support@protess72.com. Pour les données stockées uniquement sur votre Mac ou dans votre iCloud personnel, vous gardez la maîtrise directement depuis l’application, macOS et votre compte Apple.

14. Réclamation CNIL

Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

15. Cookies

Le site protess72.com ne dépose pas de cookie publicitaire dans sa version actuelle.

16. Enfants

SmartFiler n’est pas destinée spécifiquement aux enfants. Un mineur ne devrait pas importer de documents sensibles sans accompagnement d’un parent ou représentant légal.