Comme une vraie armoire
Vous retrouvez le réflexe naturel du classement papier : choisir une armoire, ouvrir un tiroir, ranger dans le bon dossier.
SmartFiler
L’armoire à documents de votre Mac.
SmartFiler reprend un geste que tout le monde connaît : ranger un document dans une armoire, ouvrir un tiroir, retrouver un dossier. Comme avant, mais avec la recherche instantanée, l’IA locale et la synchronisation moderne. Avec la généralisation des factures électroniques, SmartFiler vous aide à importer, lire, ranger et retrouver les factures Factur-X reçues, pour ne pas les laisser se perdre dans vos téléchargements.
Repères familiers
Une interface qui parle le langage du bureau.
Pour archiver, il ne devrait pas être nécessaire de penser comme un informaticien. SmartFiler s’appuie sur une logique visuelle volontairement familière : armoires, tiroirs, dossiers, fiches et étiquettes.
Sans jargon inutile
L’interface reste concrète et lisible, avec des repères que l’on comprend immédiatement, même sans fibre informatique.
Avec les outils modernes
Recherche instantanée, extraction de texte, IA locale, empreintes d’intégrité et iCloud optionnel travaillent en arrière-plan.
Organisation
La logique d’une armoire physique, la précision du numérique.
Vos documents personnels, professionnels, administratifs, médicaux ou financiers sont organisés dans une structure claire : armoires, tiroirs, sous-dossiers et fiches documentaires enrichies.
Classement intuitif
Créez vos armoires, tiroirs et sous-dossiers selon votre façon de travailler.
Import multi-format
Importez PDF, images, TXT, CSV, RTF, Word, Excel, PowerPoint, ODT et ODS par glisser-déposer, en lot ou via le flux IA.
Recherche instantanée
Recherchez dans les métadonnées, tags, fournisseurs, montants, types de documents et contenus extraits.
Import documentaire
Les documents arrivent comme ils sont.
SmartFiler centralise les formats administratifs courants, conserve un aperçu des documents importés et permet de consulter le texte extrait lorsque cela est disponible. Les armoires, tiroirs et sous-dossiers restent organisés même lorsque la bibliothèque grandit.
Tableau de bord
Une santé administrative lisible.
Documents à compléter, échéances dépassées, actions à venir, contrats suivis et doublons potentiels sont regroupés dans une vue exploitable. Chaque indicateur ouvre directement les documents concernés.
Assistant administratif
Les prochaines actions au bon endroit.
SmartFiler aide à suivre une résiliation, une reconduction, un préavis, une période d’essai ou une échéance de contrat. Les rappels peuvent être ajoutés dans Rappels, Calendrier ou les deux, selon les autorisations choisies.
Vos repères
Chaque document garde sa petite fiche.
Type de document, fournisseur, date, montant, note, étiquettes et texte retrouvé : SmartFiler garde les informations utiles au bon endroit, comme une fiche attachée à votre dossier.
Vous gardez la main
SmartFiler suggère, vous décidez.
L’application peut proposer un nom, un classement, des dates ou des informations utiles. Vous relisez, vous modifiez si besoin, puis vous validez. Au fil de vos corrections validées, SmartFiler affine progressivement ses suggestions pour mieux correspondre à votre manière de classer.
SmartFiler Premium
Plus loin, sans abonnement.
SmartFiler Premium est prévu comme un achat unique. Il active la synchronisation iCloud entre Mac, le partage multi-utilisateurs, les niveaux IA avancés avec Apple Intelligence et l’OCR.space en secours pour les documents difficiles.
Au quotidien
SmartFiler vous accompagne dans les petites choses qui prennent du temps.
Vous n’avez pas besoin de connaître les bons outils ou les bonnes manipulations. SmartFiler vous aide à avancer, simplement.
Compresser un fichier
Vous ne savez pas comment alléger un document ? SmartFiler peut optimiser localement les PDF et images compatibles, tout en gardant l’original tant que vous n’avez pas validé.
Retrouver une phrase
Vous cherchez une phrase, un montant, un fournisseur ou une référence ? SmartFiler recherche dans les fiches, les étiquettes et le contenu extrait des documents.
Résilier un contrat
Retrouvez le contrat, le préavis et l’échéance, puis générez une lettre de résiliation PDF ou éditable avec les informations déjà présentes dans votre dossier.
Suivre une période d’essai
Conservez les informations administratives d’un CDI ou d’un CDD, repérez la période d’essai et ajoutez un rappel pour ne pas laisser passer une décision importante.
Gérer les notes de frais
Créez un espace par bénéficiaire, gardez les justificatifs du mois au même endroit et lancez la génération d’une note de frais PDF et CSV en quelques clics.
Importer plusieurs fichiers
Ajoutez une série de documents par sélection multiple ou glisser-déposer. SmartFiler les traite l’un après l’autre, avec la possibilité de passer un fichier ou de classer manuellement.
Récupérer une erreur
Une corbeille permet de restaurer les éléments supprimés ou de les retirer définitivement quand vous êtes sûr de votre choix.
Exemples d’utilisation
Une armoire adaptée à votre quotidien.
SmartFiler peut servir dès qu’il faut conserver des documents, les classer proprement et les retrouver vite, sans perdre du temps dans des dossiers éparpillés.
TPE / PME
Factures, contrats, clients et fournisseurs.
Créez une armoire pour l’entreprise, des tiroirs par année, client, fournisseur ou type de document, puis retrouvez une facture, un devis signé ou une garantie en quelques secondes.
Associations
Un classement clair pour les bénévoles.
Statuts, comptes rendus, assurances, subventions, adhésions, justificatifs et événements restent rangés dans une structure compréhensible, même quand les responsables changent.
Étudiants
Une armoire par année, un tiroir par cours.
Rangez supports de cours, PDF, sujets, corrections, conventions de stage, certificats et documents administratifs dans des tiroirs dédiés à chaque matière ou semestre.
Indépendants
Moins de charge mentale administrative.
Notes de frais, reçus, déclarations, attestations, contrats et documents clients restent prêts à retrouver au moment de facturer, déclarer ou justifier.
Familles
Maison, santé, école, assurances.
Centralisez garanties, notices, contrats d’assurance, documents médicaux, papiers scolaires, courriers administratifs et justificatifs importants dans une armoire familiale.
Professions de dossier
Un espace par projet, client ou affaire.
Consultants, formateurs, gestionnaires, artisans ou petites structures peuvent organiser les pièces utiles par mission, chantier, dossier client ou échéance.
Exemple étudiant
Cours, scolarité, logement, finances : chaque tiroir trouve naturellement sa place.
Un étudiant peut organiser ses matières, ses ressources complémentaires, ses travaux, ses documents administratifs, ses stages ou ses aides financières dans une armoire claire, proche d’un classement papier.
Contrats administratifs
Ne laissez plus une reconduction vous surprendre.
SmartFiler suit les dates d’effet, durées, reconductions, préavis et échéances des contrats fournisseurs, de maintenance, de prestation, d’assurance ou d’abonnement. Les informations utiles restent liées au document pour savoir quoi faire et quand agir.
Lorsqu’un contrat est importé, SmartFiler peut proposer une prochaine échéance à partir des informations reconnues. Vous gardez la main pour corriger, valider et créer le rappel adapté.
Contrats de travail
Un suivi administratif.
SmartFiler distingue les contrats de travail des contrats administratifs. Elle peut reconnaître une prise de poste, un terme de CDD, une période d’essai et les dates clairement présentes dans le document afin d’aider à suivre les prochaines actions.
Les informations de contrat restent archivées avec le document et peuvent être retrouvées rapidement lorsque vous en avez besoin.
Documents générés
Des courriers administratifs avec vos informations.
Depuis les réglages macOS de SmartFiler, personnalisez votre identité avec vos coordonnées, vos identifiants utiles et votre logo. Cette identité peut être reprise dans les notes de frais et les courriers administratifs.
Résiliation
Une lettre prête à compléter.
SmartFiler peut générer une première lettre de résiliation à partir du fournisseur, du numéro de contrat, du préavis et de l’échéance renseignés. Le document peut ensuite être exporté dans un format éditable avant envoi.
Vos documents | sous votre contrôle
Une analyse IA locale. Vos documents restent sur votre Mac.
SmartFiler analyse les documents sur votre Mac avec les technologies disponibles sur l’appareil. Par défaut, le traitement reste local. Certaines fonctions, comme l’OCR, peuvent aussi être configurées pour utiliser OCR.space uniquement si vous l’autorisez dans les réglages.
Si vous activez OCR.space pour un document difficile, le fichier concerné est envoyé à OCR.space uniquement pour en extraire le texte. Cette option est réservée à SmartFiler Premium, désactivée par défaut et reste sous votre contrôle.
Si vous activez iCloud pour la sauvegarde, le partage ou la synchronisation entre vos Mac, vos fichiers restent dans votre espace personnel Apple iCloud, sans serveur intermédiaire.
- LocalAnalyse documentaire effectuée dans l’application
- iCloudSynchronisation optionnelle entre vos Mac
- OptionOCR.space pour les documents difficiles
- DurableBibliothèque robuste, conçue pour durer
Notes de frais
Un flux simple pour les justificatifs du mois.
SmartFiler crée un espace dédié par bénéficiaire, par exemple une personne, puis organise automatiquement les justificatifs dans Notes de frais / Nom / Mois en cours. En fin de mois, vous générez une note de frais PDF lisible et un export CSV prêt pour la comptabilité.
Avant la génération, SmartFiler signale les points à vérifier comme un montant manquant, une date non reconnue, un fournisseur absent ou un doublon probable. L’objectif est de vous aider à valider un dossier propre, sans surprise au moment de transmettre.
Cas particuliers
Plus juste sur les factures complexes.
Quand une facture est payée via un tiers, SmartFiler peut mieux distinguer la ligne de paiement et le montant réellement utile au dossier. L’application évite de perdre de la TVA récupérable et garde une lecture plus fiable pour les justificatifs mensuels.
Une fois la note générée, les justificatifs sont archivés de façon ordonnée pour le mois suivant. Vous gardez un dossier propre, sans reclasser tout à la main.
Facturation électronique
Factur-X lu, archivé et retrouvé dans SmartFiler.
Avec la généralisation des factures électroniques, les factures concernées par l’obligation seront reçues sous forme numérique. SmartFiler sait importer les factures au format Factur-X, lire les informations disponibles, les rattacher au document et les ranger dans votre armoire documentaire.
Bien classer ces factures numériques devient essentiel pour ne pas les perdre et pouvoir les retrouver au besoin. SmartFiler permet de rechercher une facture Factur-X par fournisseur, date, montant, type de document ou contenu reconnu.
Positionnement clair
SmartFiler archive les factures, elle ne les crée pas.
SmartFiler importe et lit les factures Factur-X existantes. Elle ne crée pas de facture Factur-X et ne remplace pas une plateforme agréée pour l’émission ou la transmission réglementaire des factures électroniques.
À l’approche de la généralisation de la facturation électronique, la réception et le rangement des factures numériques deviennent un enjeu concret pour les entreprises assujetties à la TVA. SmartFiler vous aide à conserver les factures Factur-X reçues dans une bibliothèque claire et durable.
Performance
Simple au quotidien, solide pour les gros volumes.
SmartFiler reste fluide même avec des dizaines de milliers de documents. Votre archivage devient rapide, intelligent et maîtrisé.
Synchronisation
Analyse intelligente et iCloud, dans un même espace de réglages.
Ajustez le niveau de reconnaissance, activez ou désactivez la synchronisation iCloud et gardez une organisation claire de votre bibliothèque.
Votre assistant administratif, toujours à portée de main.
Ne perdez plus jamais un document ni une échéance importante. SmartFiler vous accompagne au quotidien pour classer, retrouver et contrôler vos documents, suivre les résiliations à effectuer, ne pas oublier les tâches RH liées aux périodes d’essai et gagner du temps dans vos notes de frais. Une organisation plus claire, moins de charge mentale et une vraie tranquillité d’esprit.
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