Questions fréquentes

SmartFiler sert à centraliser, classer, sécuriser et retrouver vos documents personnels, professionnels, administratifs, médicaux ou financiers dans une armoire numérique native macOS.

SmartFiler accepte notamment les PDF, images, TXT, CSV, RTF, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ODT et ODS. Selon le format, l’application peut conserver un aperçu visuel et proposer le texte extrait dans un mode consultable.

Non. Le tableau de bord SmartFiler sert de poste de pilotage documentaire : il met en avant les pièces à compléter, les échéances, les contrats suivis, les actions à venir et les doublons potentiels pour vous aider à agir au bon moment.

SmartFiler peut convenir aux particuliers, familles, TPE, PME, associations, étudiants, indépendants, artisans, consultants ou structures qui doivent conserver, classer et retrouver régulièrement des documents importants.

Parce que le classement doit rester naturel. SmartFiler reprend les repères d’un bureau traditionnel : armoires, tiroirs, dossiers, fiches et étiquettes. L’objectif est de retrouver ses habitudes, avec les outils modernes du Mac en plus.

Par défaut, l’analyse est effectuée localement dans l’application, sur le Mac. Certaines fonctions, comme l’OCR, peuvent utiliser OCR.Space uniquement si vous l’autorisez dans les réglages. Si vous activez iCloud pour la sauvegarde ou la synchronisation, vos fichiers restent dans votre espace personnel Apple iCloud.

L’interface reprend une logique d’armoire de classement avec armoires, tiroirs et dossiers personnalisables.

Elle aide à suggérer un nom, un type de document, un fournisseur, des montants, des dates, des tags et un emplacement de classement. Vous gardez toujours la main avant validation.

Oui. Les corrections que vous validez peuvent être prises en compte progressivement afin d’affiner les suggestions de classement et de reconnaissance selon vos habitudes. Vous gardez toujours la main avant validation.

SmartFiler propose plusieurs niveaux, du mode économe basé sur PDFKit et des règles locales jusqu’aux niveaux avancés avec Apple Intelligence lorsque le Mac est compatible. Les niveaux N4 et N5 sont réservés à SmartFiler Premium.

SmartFiler Premium est prévu comme un achat unique, sans abonnement. Il active notamment la synchronisation iCloud multiposte, le partage iCloud multi-utilisateurs, les niveaux IA N4/N5 et l’OCR.space en secours pour les documents difficiles.

Oui. SmartFiler utilise Core Data et CloudKit pour synchroniser les données métier et rattacher les fichiers au graphe documentaire, sans serveur intermédiaire propre à l’application.

Oui. SmartFiler prend en charge le partage CloudKit entre utilisateurs, avec des droits en lecture seule ou en modification selon le partage configuré.

SmartFiler commence par les traitements disponibles sur le Mac. Si vous activez OCR.space dans les réglages Premium, le fichier concerné peut être envoyé à OCR.space uniquement pour extraire le texte. Cette option est désactivée par défaut et reste sous votre contrôle.

Oui. SmartFiler peut créer un espace par bénéficiaire, regrouper les justificatifs du mois, signaler les points à vérifier avant validation, puis générer une note de frais PDF avec un export CSV exploitable en comptabilité.

Oui. SmartFiler distingue les contrats administratifs et les contrats de travail. Elle peut reconnaître les échéances, reconductions, préavis, prises de poste, termes de CDD et périodes d’essai, puis aider à créer un rappel dans Rappels ou Calendrier.

Oui. Pour un contrat administratif suivi, SmartFiler peut générer une première lettre de résiliation avec l’identité configurée, le fournisseur, le numéro de contrat, le préavis et l’échéance lorsque ces informations sont renseignées. Le document peut être exporté dans un format éditable avant envoi.

SmartFiler aide à mieux lire les factures payées via un tiers ou les montants ambigus, afin de limiter les erreurs de TVA, les doublons et les dossiers incomplets avant génération.

Oui. Les factures concernées par la généralisation de la facturation électronique seront reçues sous forme numérique. SmartFiler sait importer les factures Factur-X reçues, lire les informations structurées disponibles, les archiver et les retrouver par les critères de votre bibliothèque documentaire. SmartFiler ne crée pas de factures Factur-X et ne remplace pas une plateforme agréée pour leur émission ou leur transmission.

Chaque fichier est identifié par une empreinte SHA-256. Les doublons exacts peuvent être représentés par des alias : un document canonique, plusieurs emplacements possibles.

Oui. L’optimisation est locale. SmartFiler conserve l’original tant que vous n’avez pas validé la version optimisée et ne garde l’optimisation que si elle apporte un gain utile.

Oui. SmartFiler dispose d’une corbeille pour restaurer les armoires, tiroirs, sous-dossiers, documents ou alias supprimés avant suppression définitive.

Oui. L’architecture vise la performance et la pérennité, y compris pour de grandes bibliothèques documentaires.